Comprovação da realização de um serviço ou venda de um produto, a emissão da nota fiscal para quem é MEI é uma garantia de manter a transparência nas operações e organizar a parte financeira da microempresa.
A emissão da nota fiscal é obrigatória para MEIs que prestam serviço para empresas – Foto: Freepik/ND
Com a criação do Portal Nacional de Emissão de Nota Fiscal de Serviços eletrônica, o processo se tornou mais padronizado e centralizado, simplificando a rotina do MEI.
Por que um MEI precisa emitir nota fiscal?
Espécie de comprovante relativo ao produto negociado ou serviço prestado, a nota fiscal é um item que oferece segurança não somente ao contatante, mas também para o MEI que a emite.
Atualmente, o MEI é obrigado a disponibilizar uma nota fiscal quando seu cliente for pessoa jurídica, ou seja, empresas ou governo, independente do porte delas.
Outro caso em que a emissão pode ser feita é a partir da solicitação de uma pessoa física, o que é respaldado pelo Código de Defesa do Consumidor.
Mais que um sinal de responsabilidade, a emissão de notas fiscais aumenta a confiança de parceiros, abrindo portas para novas negociações e permite a participação em licitações públicas.
Os passos para abrir um MEI podem ser feitos todos pela internet – Foto: Pixabay/ND
A prática é benéfica para o próprio profissional, já que a nota fiscal irá trazer controle financeiro, auxiliando no orçamento mensal e monitoramento da entrada de receita.
Além disso, as notas fiscais podem ser utilizadas como comprovação de renda, o que é importante no momento de obter financiamentos, aluguéis, empréstimos e outras negociações.
Como emitir nota fiscal MEI
Até setembro de 2023, a emissão de notas fiscais para MEIs era feita através dos portais municipais e estaduais, o que gerava uma série de modelos diferentes, a depender da localidade.
Após essa data, todo microempreendedor deve gerar sua nota fiscal por meio do Portal Nacional da NFS-e, que simplificou o formato e a maneira de emitir o documento.
Por isso, antes de criar uma nota fiscal, o MEI precisa se cadastrar e configurar sua conta no novo portal, assim tendo acesso para a emissão dos documentos.
Como se cadastrar no Portal Nacional
Tanto o cadastramento quanto a criação de uma nota fiscal pode ser feitas online pelo MEI de forma autônoma, sem precisar de um contador.
Veja a seguir como se cadastrar no Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica.
- Acesse o Portal da NFS-e e faça login: utilize seu CNPJ e senha para acessar o sistema.
- Caso ainda não tiver acesso, faça o cadastro da sua empresa selecionando a opção “Fazer primeiro acesso”.
- Preencha seu CNPJ, seu CPF e sua data de nascimento, e clique em “Avançar”;No campo “Título de Eleitor”, insira o número do seu título eleitoral.
- Se você declara imposto de renda como pessoa física, use o número do recibo de entrega da sua declaração dos anos anteriores.
- Informe seu e-mail pessoal ou o e-mail de sua empresa e crie a senha de acesso conforme as orientações do site.
- Após seguir com seus dados de acesso, você receberá um código de segurança no e-mail cadastrado.
- Preencha o código recebido no campo correspondente do site. Ao clicar em “Avançar”, se não aparecer nenhum erro, o seu cadastro de dados de acesso foi concluído.
Uma vez que tem acesso ao site, o passo seguinte é a configuração das informações da empresa.
No campo “Configurações”, preencha as informações pessoais e selecione a opção “Não informar nenhum valor estimado para os tributos”.
Na página inicial do site, o empreendedor poderá favoritar os serviços mais utilizados, como a própria emissão da nota fiscal, facilitando o processo quando for o momento de buscar pela operação.
Passo a passo para a emissão da nota fiscal
Já com o login e senha em mãos, o profissional que deseja gerar uma nota fiscal ao seu cliente pode acessar o portal unificado e seguir essas orientações:
- Realizar o login no site.
- Clicar em “Nova NFS-e” e selecionar a opção “Emissão Completa”.
- Abrindo o formulário, o próximo passo é informar a data de competência, ou seja, a dia em que o serviço foi prestado ou a data vigente da criação da nota fiscal.
- Em seguida, o prestador do serviço deverá confirmar se os dados de localização estão corretos. O próximo passo é preencher os dados essenciais do tomador de serviço, incluindo CNPJ, endereço e informações de contato.
- Depois é necessário informar o local onde o serviço foi realizado e selecionar a atividade feita na lista de ocupações.
- No campo sobre a incidência de ISS, o correto é preencher como “Não”, pois a contribuição desse imposto já é recolhida pela DAS MEI.
- No espaço próprio, descreva as atribuições prestadas com precisão.
- Preencha o valor da nota fiscal, e responda não à todas as perguntas de tributação municipal.
- Por fim, o profissional deve revisar todas as informações. Caso seja necessário, o MEI deverá fazer as edições. Após a conferência, clique em “Emitir NFS-e” para gerar o documento.
Qual a diferença de NF-e e NFS-e?
Com a atualização dos modelos, a NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) substitui o antigo padrão de emissão de notas fiscais, sendo ela uma versão digital, emitida e armazenada virtualmente.
Enquanto a NF-e é utilizada para registrar a venda de produtos, a NFS-e é a versão utilizada para comprovar a prestação de serviços realizados por um MEI.
Cuidados do MEI ao emitir uma nota fiscal
Ao emitir uma nota fiscal como Microempreendedor Individual (MEI), é fundamental seguir alguns cuidados para garantir a conformidade com a legislação e evitar problemas fiscais.
Microempreendedores precisam ficar atentos no preenchimento da nota fiscal – Foto: Divulgação/Remessa Online/ND
O primeiro passo é verificar se o MEI está habilitado a emitir notas fiscais eletrônicas (NF-e) ou notas fiscais de serviço (NFS-e), dependendo da atividade exercida e do município onde está registrado.
Para isso, é necessário realizar o cadastro junto à Secretaria da Fazenda Estadual (para produtos) ou ao portal da prefeitura (para serviços).
Além disso, o MEI deve manter os dados cadastrais atualizados, como razão social, endereço e CNAE, para serem refletidos corretamente na nota fiscal.
Outro ponto importante é preencher corretamente os campos obrigatórios da nota, como a identificação do cliente (CPF ou CNPJ), discriminação detalhada dos produtos ou serviços vendidos, valores e impostos incidentes.
Ainda que o MEI seja isento de tributos federais como PIS, COFINS e IPI, é preciso informar essa condição na nota fiscal.
Caso a venda ou serviço envolva retenção de ISS (Imposto Sobre Serviços), é essencial verificar a legislação municipal para calcular e declarar o imposto corretamente.
O MEI também deve guardar todas as notas fiscais emitidas por um período mínimo de cinco anos, conforme exigido pela legislação brasileira, e manter um controle organizado para fins de prestação de contas.
Por fim, é essencial respeitar os limites de faturamento do MEI, que atualmente é de R$ 81.000,00 anuais, para evitar desenquadramento do regime.